Mẹo làm bài theo kỹ năng
Aptis Writing Part 4: viết 2 email thân mật và trang trọng
Hướng dẫn viết Aptis Writing Part 4 với hai email cho cùng một tình huống, kèm bảng cụm từ theo giọng văn, dàn ý mẫu và checklist rà soát trước khi nộp.
Writing Part 4 là phần cuối và nặng nhất của bài thi viết Aptis. Bạn nhận một tình huống duy nhất rồi viết hai email khác nhau: một email ngắn gửi bạn bè, và một email dài hơn gửi người quản lý hoặc ban tổ chức. Cùng một nội dung nhưng hai giọng văn hoàn toàn khác — đó chính là điều bài thi muốn kiểm tra.
Writing Part 4 yêu cầu gì?
Trong cấu trúc đề thi Aptis, đây là nhiệm vụ viết dài nhất. Đề thường đặt bạn vào vai thành viên của một câu lạc bộ hoặc trung tâm: bạn nhận thông báo về một thay đổi (đổi lịch, đổi địa điểm, tăng phí, ngừng dịch vụ) và cần phản hồi:
- Email 1 — thân mật: gửi một người bạn cũng là thành viên, chia sẻ tin tức và cảm nghĩ. Thường khoảng 50 từ.
- Email 2 — trang trọng: gửi người phụ trách, trình bày quan điểm, nêu lý do và đề xuất giải pháp. Thường khoảng 120-150 từ.
Đây là mức tham khảo phổ biến; yêu cầu chính xác luôn ghi ngay trên màn hình đề thi và bạn nên bám theo con số đó, còn định dạng mới nhất thì kiểm tra trên trang chính thức của British Council. Nếu bạn chưa nắm ba phần đầu, hãy đọc bài cấu trúc và mẹo Aptis Writing trước.
Vì sao hai email lại quan trọng đến vậy?
Bởi Part 4 kiểm tra một năng lực rất thực tế: bạn có biết đổi cách nói theo người nghe không. Trong đời thật, bạn không nhắn cho bạn thân giống như khi gửi email cho sếp.
Lỗi phổ biến nhất là viết hai email giọng na ná nhau: email thân mật cứng đờ kiểu công văn, còn email trang trọng lại chèn "Hi mate", "Anyway", dấu chấm than. Khi đó, dù ngữ pháp đúng, bạn vẫn mất điểm ở tiêu chí phù hợp văn phong. Xem thêm ở bài cách tính điểm Aptis.
Cấu trúc email thân mật
Email ngắn nên gọn nhưng vẫn phải có ba phần rõ ràng:
Mở đầu
Chào bằng tên riêng, kèm một câu hỏi thăm hoặc câu dẫn tin. Ví dụ (minh hoạ do chúng tôi tự soạn): "Hi Linh, have you heard the news yet?"
Thân
Nói ngay tin tức và cảm nghĩ của bạn. Vì chỉ khoảng 50 từ, hãy chọn một cảm xúc chính và một lý do, đừng cố nhồi ba lý do.
Kết
Một câu ngắn gợi mở phản hồi: rủ gặp mặt, hỏi ý kiến bạn, hoặc hẹn nói tiếp sau.
Trong email này, dạng rút gọn (I'm, don't, can't), câu ngắn và cách nói thường ngày chính là điều được mong đợi, không phải điều cần tránh.
Cấu trúc email trang trọng
Email dài cần bố cục rành mạch hơn, thường là bốn đoạn ngắn:
Mở đầu
Chào trang trọng và nêu ngay mục đích viết: bạn viết về thông báo nào, với tư cách gì. Một câu là đủ, không vòng vo.
Thân đoạn 1 — nêu vấn đề
Trình bày điều bạn quan tâm hoặc chưa hài lòng, kèm bối cảnh cụ thể (bạn tham gia bao lâu, lịch cũ phù hợp ra sao). Chi tiết cụ thể luôn thuyết phục hơn lời phàn nàn chung chung.
Thân đoạn 2 — đề xuất giải pháp
Đoạn này nhiều người bỏ quên nhưng lại ghi điểm rất tốt. Hãy đưa ra một hoặc hai đề xuất khả thi, diễn đạt bằng cấu trúc lịch sự thay vì ra lệnh.
Kết
Cảm ơn và bày tỏ mong muốn nhận phản hồi, rồi ký tên. Giữ giọng điềm đạm, tránh gay gắt ngay cả khi đang phàn nàn.
Bảng cụm từ nên dùng cho từng loại email
Bảng dưới là một số cách diễn đạt cùng ý nhưng khác giọng, bạn có thể học thuộc để dùng linh hoạt:
| Mục đích | Email thân mật | Email trang trọng |
|---|---|---|
| Chào mở đầu | Hi Linh, / Hey Nam, | Dear Ms Tran, / Dear Sir or Madam, |
| Nêu lý do viết | Guess what happened! | I am writing regarding the recent announcement. |
| Bày tỏ cảm xúc | I'm really annoyed about it. | I was rather disappointed to learn about this change. |
| Đưa ý kiến | I think it's a bad idea. | In my view, this may cause difficulties for many members. |
| Đề xuất | Why don't they just keep it? | I would like to suggest keeping the original schedule. |
| Xin phản hồi | Let me know what you think! | I would appreciate it if you could consider my request. |
| Kết thư | See you soon! / Take care, | Thank you for your time. / Yours sincerely, |
Nguyên tắc dễ nhớ: email thân mật ưu tiên câu ngắn, động từ đơn giản và dạng rút gọn; email trang trọng ưu tiên câu đầy đủ, động từ khiếm khuyết lịch sự (would, could, may) và không rút gọn.
Dàn ý mẫu cho một tình huống minh hoạ
Giả sử đề cho tình huống sau (minh hoạ do chúng tôi tự soạn): câu lạc bộ đọc sách nơi bạn sinh hoạt thông báo chuyển buổi gặp từ tối thứ Bảy sang sáng thứ Hai.
Email thân mật gửi bạn cùng câu lạc bộ:
- Chào và dẫn tin: hỏi bạn đã đọc thông báo chưa.
- Cảm nghĩ: bạn thấy tiếc vì sáng thứ Hai còn phải đi làm.
- Kết: hỏi bạn có định tiếp tục tham gia không.
Email trang trọng gửi người phụ trách:
- Mở đầu: nêu bạn viết về thông báo đổi lịch sinh hoạt.
- Vấn đề: bạn tham gia đều đặn, nhưng khung giờ mới trùng giờ làm nên khó có mặt.
- Đề xuất: xin cân nhắc giữ buổi tối cuối tuần, hoặc mở thêm một buổi bù cho người bận giờ hành chính.
- Kết: cảm ơn và mong nhận phản hồi.
Nội dung cốt lõi giống nhau nhưng cách triển khai và giọng văn khác hẳn. Khi luyện tập, hãy tự nghĩ thêm tình huống mới rồi lặp lại đúng quy trình hai dàn ý này.
Nên dành bao nhiêu thời gian cho Part 4?
Part 4 xứng đáng nhận phần lớn quỹ thời gian còn lại của bài Writing:
- Khoảng một phút đọc kỹ tình huống và gạch ý cho cả hai email cùng lúc.
- Viết email thân mật trước — ngắn, nhanh, giúp bạn "khởi động" ý tưởng.
- Dồn phần lớn thời gian cho email trang trọng, theo đúng bốn đoạn đã nêu.
- Chừa khoảng hai phút cuối để đọc lại cả hai.
Nếu sắp hết giờ mà email dài chưa xong, hãy ưu tiên viết đủ đoạn kết thay vì bỏ dở: một email có kết thúc luôn được đánh giá hoàn chỉnh hơn.
Checklist rà soát trước khi nộp
- Email thân mật có chào bằng tên riêng và kết thân mật không?
- Email trang trọng có chào và ký kết đúng chuẩn, không dùng dạng rút gọn không?
- Hai email có độ dài xấp xỉ yêu cầu ghi trên đề chưa?
- Email trang trọng đã nêu rõ mục đích ngay câu đầu và có ít nhất một đề xuất cụ thể chưa?
- Đã kiểm tra thì của động từ, "s" số nhiều và mạo từ chưa?
- Có câu nào chép nguyên văn từ đề bài không? Nếu có, hãy diễn đạt lại bằng lời của bạn.
- Đã viết hoa đầu câu và có dấu chấm cuối câu chưa?
Lỗi thường gặp ở Part 4
- Trộn giọng văn: lỗi nặng nhất, đặc biệt khi bê nguyên phong cách chat vào email trang trọng.
- Học thuộc một bài mẫu rồi lắp vào mọi đề: đề Part 4 luôn gắn với tình huống cụ thể nên bài học thuộc gần như chắc chắn lạc ngữ cảnh.
- Chỉ phàn nàn mà không đề xuất: email trang trọng thiếu giải pháp sẽ mỏng ý và khó đủ độ dài.
- Viết email thân mật quá dài, khiến bạn không kịp làm phần quan trọng hơn.
- Quên rằng đây là bài gõ máy: hãy luyện gõ bàn phím để tránh lỗi chính tả do gõ vội.
Kỹ năng tổ chức ý theo mở — thân — kết ở đây dùng lại được cho phần nói dài, xem thêm ở bài cách nói 2 phút trong Aptis Speaking Part 4.
Câu hỏi thường gặp
Nên viết email nào trước, thân mật hay trang trọng?
Thông thường nên viết email thân mật trước vì nó ngắn và nhanh, giúp bạn làm rõ ý tưởng, rồi dành thời gian còn lại cho email trang trọng vốn cần bố cục kỹ hơn.
Email trang trọng có bắt buộc phải phàn nàn không?
Không. Bạn có thể đồng tình, góp ý hoặc hỏi thêm thông tin, miễn là phản hồi đúng tình huống đề đưa ra. Điều quan trọng là giọng văn lịch sự và lập luận rõ ràng.
Viết thiếu vài từ so với yêu cầu có sao không?
Thiếu nhiều so với con số ghi trên đề sẽ ảnh hưởng tới tiêu chí hoàn thành nhiệm vụ. Hãy luyện cảm giác độ dài bằng cách đếm từ vài lần khi tập ở nhà, để khi thi bạn ước lượng được mà không cần đếm.
Có mẫu email nào dùng được cho mọi đề không?
Không có mẫu nào đúng cho mọi đề, nhưng bạn hoàn toàn có thể chuẩn bị sẵn khung: câu chào, câu nêu mục đích, câu đề xuất và câu kết. Khi thi, bạn chỉ điền nội dung tình huống cụ thể vào khung đó.